Американські дослідження показали, що люди витрачають більше 3 годин на щоденну перевірку робочої пошти і ще приблизно 2 години — на перегляд особистих повідомлень. З урахуванням такого потоку повідомлень, який щодня обрушується на нас, стає очевидним, наскільки важливо не тільки зберегти доброзичливу атмосферу в робочих чатах і листах, але і зробити це листування максимально корисною і для вас, і для співрозмовника.
Редакція adme.ru знайшла рекомендації, які допоможуть вам при складанні як щоденних листів колегам, так і електронних повідомлень потенційним роботодавцям або клієнтам.
При спілкуванні з керівництвом приводите аргументи в кінці бесіди
Якщо начальник або начальниця задають вам питання, спочатку прямо дайте відповідь на нього, а вже потім підкріпіть відповідь аргументами. Робити так варто з кількох причин.
- керівники – люди зайняті і часто вважають за краще знати рішення проблеми, а не вдаватися в подробиці, і тривале обговорення теми може викликати лише роздратування.
- можливо, у начальника в голові вже є рішення і воно збігається з вашим, тоді йому просто нема чого вдаватися в деталі.
- коли ви відповідаєте прямо, стає ясно, що ви впевнені в своєму рішенні і не ухиляється від відповіді. А ваші слова звучать більш переконливо.
Неважливо, що ви відсилаєте — резюме, завдання підлеглому або технічні характеристики нового кондиціонера для вашого офісу, — намагайтеся слідувати правилу піраміди, викладеному в книзі барбари мінто «принцип піраміди мінто. Золоті правила мислення, ділового письма та усних виступів».
- у самому верху – в заголовку-розташовується найбільш важлива інформація.
- кожен абзац повинен містити свою ідею.
- найважливіші слова-це перші слова кожного речення , а найважливіші думки повинні полягати в перших реченнях кожного абзацу. Саме їх побачить людина, якщо захоче поглянути мигцем на ваш електронний лист.
- інші речення кожного абзацу повинні доповнювати і уточнювати його ідею, а не містити нову тезу.
У зрозумілій і цікавій формі ці та інші принципи ділового листування викладені в книзі саші карепіної ” листування 2.0. Як вирішувати питання в чатах, соцмережах і листах».
Цінуйте час співрозмовника
Якщо вам потрібен час на роздуми, краще відразу написати про це співрозмовнику. Повідомте, що саме вам потрібно обміркувати, і вкажіть хоча б приблизний термін, коли ви зможете дати відповідь. Навіть на електронний лист краще відповісти протягом доби. У тому числі якщо ви збираєтеся повідомити про те, що зможете надати потрібну інформацію або документи лише через кілька днів.
Налаштуйте автоматичний відповідь
Звичайно, інформацію про те, що ви у відпустці, взяли відгул або захворіли, можна і потрібно розмістити в своєму профілі, а також повідомити начальству. Але, щоб напевно уникнути непотрібних дзвінків з роботи з питанням ” куди ви пропали?”, краще налаштувати автоматичну відповідь в робочому чаті. Тоді людина, який відправив вам повідомлення, відразу побачить, що вас немає на місці, і без необхідності не буде турбувати дзвінками і смс.
В автовідповіді важливо вказати, коли ви будете на зв’язку, і запропонувати варіант вирішення термінових питань: написати на електронну пошту, звернутися в службу підтримки, зв’язатися з вашим колегою за вказаними контактами. Якщо повідомлення призначене потенційним клієнтам, постарайтеся, щоб воно звучало дружелюбно і не містило канцеляризмів. можете додати милу гифку в тему або картинку — це підвищить ймовірність того, що людина ще раз повернеться до вас: за даними статистики, на майданчику facebook із загального числа повідомлень від брендів, на які відреагували люди, 87% містили зображення.
Уникайте двозначних фраз і зайвої емоційності
Нервове, кидається в очі «нарешті» і велика кількість знаків оклику в першій листуванні створюють відчуття того, що гостра потреба в туалетному папері вимагає негайного вирішення. Краще намагатися уникати в листуванні зайвої емоційності, гумору і того, що може бути витлумачено двояко.
- намагайтеся не використовувати слова, написані великими літерами, і знаки оклику, інакше вашому співрозмовнику може здатися, що ви тиснете на нього.
- уникайте крилатих фраз, двозначностей і натяків: подібні речі можуть зіпсувати взаємини. Навіть фраза на кшталт» такого фахівця, як ти, ще пошукати треба ” може у невпевненого в собі людини викликати відчуття, що його намагаються образити.
- намагайтеся навіть в рядовому робочому листуванні не писати нічого такого, що б ви не могли повторити директору компанії. Безневинна на вигляд фраза”що у нас за контора така?!”може не тільки образити інших співробітників, але і викликати невдоволення у начальства.
Не дратуйте людини, нагадуючи про своє повідомлення
Пам’ятайте відоме правило про побачення, згідно з яким краще не нагадувати про себе вподобаному людині протягом 3 днів після зустрічі? у діловій сфері його дійсно варто взяти на озброєння. Якщо ви хочете нагадати про себе потенційному роботодавцю або узгодити дату зустрічі, рекомендується почекати 2-3 дні після останнього повідомлення. а якщо вам важливо знати, чи отримав адресат лист, краще попросити повідомити про це прямо в листі, а не відправляти зайве нагадування.
Складайте лист у зворотному порядку
Імена тих, кому призначається лист, або їх електронні адреси додайте останніми — так ви уникнете такої вельми незручної ситуації, як випадкова відправка незакінченого повідомлення. А краще складайте лист в зворотному порядку: спочатку додайте всі необхідні вкладення, потім напишіть сам лист, вкажіть тему (якщо це повідомлення на e-mail), перевірте, що посилання працюють і ніяких помилок немає. І тільки після цього внесіть контакти адресатів.
Не засмічуйте пошту або робочий чат співрозмовника зайвими «спасибі». Виняток становить повідомлення, що виражає подяку за отримання важливого листа (»спасибі, договір отримав”) і дійсно щирі слова у відповідь на допомогу або послугу. Якщо ж гострої необхідності подякувати прямо зараз немає, можна просто написати «спасибі» і пару теплих фраз в наступному листуванні у справі.
Уникайте чергових фраз і відповідей
Намагайтеся не ставити загальних питань на кшталт «як відпочили?”, особливо якщо вас насправді це не дуже цікавить і ви питаєте виключно з ввічливості. Але якщо подібними речами цікавляться начальство або важливі клієнти, уникайте чергових відповідей.
Наступна рекомендація більше годиться для усного спілкування, але можна спробувати її застосувати і в листуванні. На питання ” як справи?”ніна звєрєва, автор книги” правила ділового спілкування. 33 ” не можна „і 33“ можна»”, радить відповідати коротко, займаючи не більше 10 секунд, але в той же час інтригуюче, щоб змусити співрозмовника уточнити що-небудь. Наприклад, можна сказати начальнику: “відмінно, євген іванович! останні 2 місяці розробляємо прямо-таки фантастичний проект. І знаєте що? у нас виходить». Така відповідь напевно підігріє до вас інтерес як до працівника або як мінімум покаже керівнику, що в його компанії працюють гідні співробітники.
Давайте разом проявимо трохи креативу. Напишіть ваш нестандартний варіант відповіді на банальне питання”як справи?”від начальника, колеги або просто приятеля або подруги. Будемо раді як гуморним, так і цілком серйозним відповідям.
